/ 8 Min. Lesezeit / Nico Döhrn
Praxisbericht · Systemintegration

Automatisierte Zahlungsabwicklung für Freizeitbäder

Wie wir die komplexe Integration von Bäder Suite (Lequaro), Nexi und PayPal vollständig automatisiert haben - ein Praxisbeispiel aus der Freizeitbranche

Zahlungsquellen → DATEV
# kein System mit vollständiger API
paypal      → api
nexi-online → http + json
nexi-pos    → rpa
baeder-suite → rpa # rechnungsnr.
────────────────
→ ein DATEV-Stapel

Hinweis: Die Bäder Suite ist mittlerweile unter dem Namen Lequaro bekannt und wird von vintia.com angeboten.

Vier Zahlungsquellen, kein einziges System mit einer vollständigen API – und Rechnungsnummern, die in den Zahlungsdaten schlicht fehlen. Die Lösung lag nicht nur darin, die Daten technisch zu beschaffen, sondern zu wissen, wie ein Zahlungseingang am Ende verbucht gehört. Genau an dieser Schnittstelle aus Programmierung und Buchhaltung entsteht der Wert.

Die Ausgangslage

Ein Freizeitbad-Betreiber stand vor einer typischen Herausforderung: Das Hauptsystem – die Bäder Suite – lieferte zwar Umsatzdaten, doch die Verknüpfung mit den tatsächlichen Zahlungseingängen war hochkomplex. Mehrere Payment-Anbieter, verschiedene Verkaufskanäle (online und vor Ort) und keine standardisierten Schnittstellen machten die Buchhaltung zur Handarbeit.

Verwendete Systeme:

  • ·Bäder Suite: Kassensystem und Umsatzdatenquelle
  • ·Nexi Online: Payment-Provider für Online-Buchungen
  • ·Nexi POS: Terminal-Zahlungen vor Ort
  • ·PayPal: zusätzlicher Online-Zahlungsanbieter

Die Herausforderung: fehlende APIs

Die größte Hürde: Keines der Systeme bot eine öffentliche API, die alle benötigten Daten bereitstellt. Die Lösung erforderte daher pro System einen eigenen Ansatz.

Problem

  • · Keine Public APIs verfügbar
  • · Rechnungsnummern nicht in Transaktionsdaten
  • · Verschiedene Abrechnungszyklen (täglich vs. wöchentlich)
  • · Nachträgliche 2FA-Implementierung

Lösung

  • ✓ HTTP-Request-Simulation
  • ✓ RPA (Robotic Process Automation)
  • ✓ Intelligenter Matching-Algorithmus
  • ✓ Semi-Automatisierung bei 2FA

Die technische Umsetzung

PayPal

Die PayPal-Anbindung war vergleichsweise unkompliziert: Da die Rechnungsnummern in PayPal übertragen wurden, konnten die Transaktionen direkt über die PayPal-API abgerufen und automatisch verbucht werden. Ergebnis: vollautomatische Verbuchung aller PayPal-Zahlungen.

Nexi Online (E-Commerce)

Für die Online-Zahlungen entstand eine Lösung durch Reverse-Engineering des Nexi-Portals:

  1. 1
    Login-Simulation: Authentifizierung per HTTP-Request mit Auth-Token
  2. 2
    JSON-Daten abfangen: das Backend sendet JSON ans Frontend – wir greifen die Rohdaten ab
  3. 3
    Automatischer Download: Filterung relevanter Dateien und automatischer Download
  4. 4
    Verarbeitung: Matching von Transaktionen mit Settlements und Extraktion der Rechnungsnummern

Herausforderung: Nach einigen Monaten führte Nexi eine 2-Faktor-Authentifizierung ein. Die Lösung: Semi-Automatisierung mit einmaligem OTP per E-Mail. Eine vollständige Automatisierung wäre technisch möglich gewesen, stand aber im Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht mehr im Einklang.

Nexi POS (Terminal-Zahlungen)

Die POS-Integration war anspruchsvoller, da das Authentifizierungs-System keine HTTP-Request-Simulation zuließ. Die Lösung: Robotic Process Automation (RPA).

RPA-Workflow:

  • › Automatischer Login ins Portal
  • › Identifikation und Download relevanter Transaktionsdateien
  • › Automatischer Abruf der Gebührenrechnungen
  • › Abruf von Gutscheinsalden für die Buchhaltung

Das kritische Problem: Anders als bei Online-Zahlungen waren die Rechnungsnummern nicht in den Nexi-Transaktionsdaten enthalten. Die Lösung: ein zusätzlicher RPA-Workflow für die Bäder Suite zur automatischen Extraktion der CSV-Transaktionsdaten, gefolgt von intelligentem Matching zwischen Nexi-Zahlungen und Bäder-Suite-Umsätzen.

Komplexes Matching: der Algorithmus

Die Zuordnung der Nexi-Transaktionen zu den Rechnungen war besonders herausfordernd, weil verschiedene Kartenarten unterschiedlich abgerechnet werden:

Girocards

Tägliche Auszahlung ohne Gebührenabzug

Gebühren über separate Rechnung

Kreditkarten

Wöchentliche Abrechnung mit Gebühreneinbehalt

Netto-Auszahlung nach Gebührenabzug

Trotz dieser Komplexität entstand ein robuster Matching-Algorithmus, der Transaktionen korrekt den Rechnungen zuordnet – brutto bei Girocards, netto nach Gebühreneinbehalt bei Kreditkarten.

Nexi-Backend · abgefangenes Settlement (anonymisiert)
{
  "settlementId": "S-2024-1187",
  "scheme":       "creditcard",   # → wöchentlich, netto
  "gross":        128.40,
  "fee":          2.18,
  "net":          126.22     # = Bankeingang
}

Der eigentliche Hebel: Dass Girocards brutto und täglich, Kreditkarten aber netto und wöchentlich abgerechnet werden, ist kein technisches, sondern ein buchhalterisches Detail. Wer es übersieht, baut zwar einen lauffähigen Import – aber eine falsche Buchhaltung.

Das Ergebnis: vollautomatisierte Buchhaltung

  1. 1Abruf aller Zahlungsdaten aus PayPal, Nexi Online und Nexi POS
  2. 2Extraktion der Umsatzdaten aus der Bäder Suite
  3. 3Intelligentes Matching von Zahlungen zu Umsätzen
  4. 4Aggregation und Aufbereitung der Daten
  5. 5Erstellung von Buchungsstapeln im DATEV-Format
  6. 6Import in die Buchhaltungssoftware
3+1
Zahlungsquellen über eine Logik verbunden
0
Manuelle Portallogins im Monatslauf
1×
OTP-Bestätigung pro Lauf (seit 2FA)

Zusätzliche Benefits

Neben der Kernfunktion wurden weitere Prozessoptimierungen umgesetzt:

  • ✓
    Automatischer Abruf von Gutscheinsalden

    Keine manuelle Abfrage mehr nötig, direkte Integration in die Buchhaltung

  • ✓
    Gebührenrechnungen automatisch archiviert

    Kein manueller Login mehr erforderlich, alle Belege zentral verfügbar

  • ✓
    Übersichtliche Transaktionsberichte

    Aufbereitet und bereit für die Buchhaltung

Learnings aus dem Projekt

Flexibilität ist entscheidend

Nicht jede Integration funktioniert gleich. Mal braucht es HTTP-Requests, mal RPA, mal eine Kombination. Den Ansatz pro System anzupassen, ist der Schlüssel.

Daten sind oft verstreut

Selten liegen alle benötigten Daten in einem System vor. Das Matching zwischen verschiedenen Quellen ist oft der komplexeste Teil der Automatisierung.

Kosten-Nutzen im Blick behalten

Eine 100%ige Automatisierung ist nicht immer wirtschaftlich sinnvoll. Die 2FA-Integration hätte vollautomatisiert werden können, aber der Aufwand stand in keinem Verhältnis zum Nutzen.

„Gute Automatisierung bedeutet nicht perfekte Automatisierung, sondern die richtige Balance zwischen Aufwand und Nutzen."

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