Vollautomatisches Factoring-Management mit der Teba Bank
Wie wir die monatliche Verarbeitung von Auszahlungsavis, Gebührenrechnungen und nicht angekauften Forderungen vollständig automatisiert haben – ein Praxisbeispiel aus dem Factoring-Bereich
Der Knackpunkt dieses Projekts ist nicht der Portal-Abruf, sondern eine buchhalterische Idee: Wenn der gebuchte Auszahlungsbetrag exakt dem Bankeingang entspricht, entfällt jede manuelle Auszifferung. Diese Logik konsequent durchzuziehen setzt voraus, Factoring-Abrechnungen und DATEV-Buchungssystematik gleichzeitig zu verstehen – die Kombination aus Programmierung und Steuerberatung, die kaum eine Kanzlei aus einer Hand abdeckt.
Die Ausgangslage
Der Mandant nutzt die Teba Bank als Factoring-Partner: Ausgangsrechnungen werden an die Teba Bank verkauft, das gesamte Forderungsmanagement läuft über das Teba-Portal. An rund 20 Tagen im Monat gibt es Auszahlungsavis – bestehend aus diversen PDFs, Gebührenrechnungen und CSV-Dateien – die bisher einzeln heruntergeladen und manuell eingetippt werden mussten.
Die drei zentralen Herausforderungen:
- ·Auszahlungsavis: 20+ Tage im Monat mit manuell zu verarbeitenden PDFs und CSV-Dateien
- ·Nicht angekaufte Rechnungen: werden gekennzeichnet und müssen vom Mandanten selbst überwacht und eingetrieben werden
- ·Stornos: bereits angekaufte Rechnungen können nachträglich storniert werden und erscheinen in einer separaten Datei
Vorher
- · Manueller Login ins Teba-Portal
- · Einzelner Download jeder Datei
- · Manuelles Eintippen der Buchungen
- · Stornos separat nachverfolgen
- · Nicht angekaufte Rechnungen manuell überwachen
Nachher
- ✓ Vollautomatischer Datenabruf
- ✓ Automatische DATEV-Buchungen
- ✓ Belege direkt an Buchungen angehängt
- ✓ Stornos automatisch verarbeitet
- ✓ Separates Debitoren-Konto für Überwachung
Die technische Umsetzung
HTTP-Anbindung des Teba-Portals
Das Teba-Portal wurde per HTTP angebunden: Login, Authentifizierung und Navigation erfolgen vollautomatisch via HTTP-Requests. Da die Portaldaten im Hintergrund per JSON vom Backend ans Frontend übertragen werden, konnten diese Rohdaten direkt abgefangen und genutzt werden – ohne Screenscraping oder RPA.
- 1Authentifizierung: automatischer Login per HTTP-Request, Übernahme des Auth-Tokens für alle Folge-Requests
- 2JSON-Daten abfangen: Auszahlungsavis, Guthabeneinträge und alle relevanten Positionen werden aus den Backend-JSON-Antworten extrahiert
- 3Automatischer Download: alle benötigten PDFs, Gebührenrechnungen und CSV-Dateien werden vollautomatisch heruntergeladen
CSV-Verarbeitung und DATEV-Buchungen
Die heruntergeladenen CSV-Dateien werden ausgelesen und direkt in Buchungen im DATEV-Format umgewandelt. Pro Abrechnung werden automatisch drei Positionen verbucht: Factoring-Gebühren (direkt aus der Abrechnungs-CSV), ein etwaiger Skonto des Kunden und der Abrechnungsbetrag gegen ein dediziertes Auszahlungskonto, das exakt dem Zahlbetrag auf dem Bankkonto entspricht.
Soll Haben Betrag Text 10000 41000 1.000,00 Forderung verkauft (Debitor) 44000 10000 35,00 Factoring-Gebühr 44100 10000 12,00 Skonto Kunde 12150 10000 953,00 # = exakter Bankeingang
Weil der Auszahlungsbetrag in der Buchhaltung exakt dem Bankeingang entspricht, sind keine manuellen Auszifferungen oder Anpassungen mehr notwendig.
Automatischer Debitoren-Workflow
Die Ausgangsrechnungen werden direkt aus der Fakturierungssoftware in die Buchhaltung eingespielt und debitorisch erfasst. Anschließend werden die angekauften Rechnungen vom Debitorenkonto ausgebucht und – abzüglich Gebühren und Skonti – gegen das Auszahlungskonto gebucht.
Sonderbehandlung Großkunde: Auf Kundenwunsch werden Rechnungen eines bestimmten Großkunden an zwei Stellen gesondert behandelt, um sie in der Buchhaltung klar abzugrenzen.
Automatische Beleganhänge
Belege werden direkt an die entsprechenden Buchungen angehängt – vollautomatisch und ohne manuelle Schritte:
- ✓Gebührenrechnungen werden direkt an den jeweiligen Buchungsstapel gehängt
- ✓Das PDF der Auszahlungs-/Abrechnungsübersicht hängt direkt an der Auszahlungsbuchung
Nicht angekaufte Rechnungen & Stornos
Nicht jede Rechnung wird von der Teba Bank angekauft. Diese werden im Portal gekennzeichnet und müssen weiterhin überwacht und eingetrieben werden. Ebenso kann es vorkommen, dass bereits angekaufte Rechnungen nachträglich storniert und in einer separaten Datei ausgegeben werden.
Nicht angekaufte Rechnungen
Werden automatisch auf ein separates Debitorenkonto gebucht – so ist sofort erkennbar, dass diese Forderungen aktiv überwacht werden müssen.
Keine manuelle Sichtung des Portals mehr notwendig
Stornierte Rechnungen
Stornos werden aus der separaten Storno-Datei ausgelesen und automatisch gegengebucht, ohne manuellen Eingriff.
Vollständige Verarbeitung auch von Sonderfällen
Das Ergebnis: vollautomatisch zum 1. des Monats
- 1Automatischer Login und Datenabruf aus dem Teba-Portal per HTTP
- 2Download aller Auszahlungsavis, Gebührenrechnungen und CSV-Dateien
- 3Einspielung der Ausgangsrechnungen aus der Fakturierungssoftware
- 4Erstellung der DATEV-Buchungen mit Gebühren, Skonti und Auszahlungsbeträgen
- 5Verarbeitung nicht angekaufter Rechnungen und Stornos
- 6Anhängen aller Belege an die entsprechenden Buchungen
Learnings aus dem Projekt
HTTP statt RPA – wenn möglich
Viele Portale ohne öffentliche API übertragen ihre Daten trotzdem als JSON im Hintergrund. Wer diese Kommunikation versteht, baut robustere und schnellere Integrationen als mit klassischem Screenscraping.
Buchungslogik konsequent zu Ende denken
Der entscheidende Durchbruch war die Erkenntnis, dass der gebuchte Auszahlungsbetrag exakt dem Bankeingang entsprechen muss – dann braucht es keine manuellen Auszifferungen mehr. Das macht die Lösung wartungsfrei.
Auch Ausnahmen müssen automatisiert werden
Nicht angekaufte Rechnungen und Stornos sind Sonderfälle, treten aber regelmäßig auf. Eine Lösung, die nur den Standardfall abdeckt, ist in der Praxis keine echte Automatisierung.
„Echte Automatisierung endet nicht beim Standardfall – erst wenn auch die Ausnahmen automatisch verarbeitet werden, ist der Prozess wirklich abgeschlossen."
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